Enviar os e-mails de cobrança

Por que isto importa

Gerar a cobrança dentro do sistema não avisa ninguém sozinho. É o e-mail que chega até o responsável, com o valor e — quando o grupo cobra online — o link de pagamento. Sem esse passo, a cobrança existe só para quem olha o painel.

Passo a passo

Confirme que o envio automático está ligado, em Configurações → Comunicação → Visão geral. Desligado, nenhum e-mail sai sozinho — útil enquanto você está revisando os modelos, mas precisa estar ligado para cobrar de verdade.
Se o grupo cobra online, gere o pedido de cada cobrança (ou em lote, em Cobranças, selecionando as cobranças e escolhendo Gerar pedido agora). É o pedido que cria o link de pagamento. Sem pedido, o sistema segura o lembrete de propósito — não faria sentido cobrar sem oferecer como pagar — e avisa o financeiro por e-mail de que há cobrança nessa situação.
A partir daí, os e-mails saem sozinhos, nos dias configurados em cada modelo (por exemplo, “5 dias antes do vencimento” ou “no dia do vencimento”).
Se precisar reenviar um lembrete fora do calendário automático — por exemplo, porque um responsável perdeu o e-mail — selecione a cobrança em Cobranças e use Reenviar lembrete.

O Painel avisa quando há cobranças pendentes sem link de pagamento, e a Entregabilidade mostra essas cobranças como “pedido não gerado”. Se um responsável reclamar que “não recebeu nada”, o primeiro lugar para checar é se a cobrança dele já tem pedido gerado.

Exemplo

O ciclo de março foi gerado no dia 1º, com vencimento no dia 10. O modelo “Cobrança” está configurado para sair 5 dias antes do vencimento — ou seja, dia 5. A família Andrade recebe o e-mail no dia 5, com o valor e o link de pagamento.

Esse calendário casa com o dia exato. Um lembrete configurado para “5 dias antes” é enviado no dia 5 e só nele: se naquele dia a cobrança ainda não estiver pronta para sair, aquele lembrete específico não é reenviado depois. Por isso vale gerar os pedidos logo depois de gerar o ciclo, e não em cima do vencimento.

O que pode dar errado

“Ninguém recebeu o e-mail deste mês” — confira, nesta ordem: (1) o envio automático está ligado em Comunicação; (2) o e-mail do site está mesmo saindo (veja Diagnóstico); (3) as cobranças têm pedido gerado.
Um responsável específico não recebeu — veja Entregabilidade: ela mostra, por ciclo, o que foi enviado, o que falhou, o que foi ignorado de propósito (para não duplicar envio) e o que ficou sem destinatário por falta de e-mail cadastrado.
E-mail cadastrado errado — corrija o cadastro do responsável ou do membro (veja Módulos → Responsáveis) e use Reenviar lembrete.

Glossário rápido

Pedido — o registro no WooCommerce que carrega o link de pagamento. Uma cobrança pode existir no GE Associados sem ainda ter um pedido; o e-mail de cobrança só sai depois que o pedido é criado.