Entradas e saídas
O cadastro é a fonte de toda cobrança. Manter o movimento em dia é a tarefa que mais evita problema, e a que mais se esquece — porque nada quebra quando ela não é feita.
Quando entra um jovem
- Cadastre o responsável financeiro — quem vai receber e pagar a cobrança. Ver Responsáveis. Ao criar, deixe marcada a opção de já criar a família: poupa uma etapa.
- Cadastre o jovem em Membros, vinculado a essa família, com data de nascimento e seção.
- Confira o e-mail do responsável. Sem e-mail, a cobrança é gerada mas o aviso não chega, e isso aparece como “sem destinatário” na Entregabilidade — não como erro.
Data de ingresso não é a data do cadastro. Se o jovem entrou no meio do mês e o grupo cobra proporcional, é a data de ingresso que o cálculo usa. Preencha mesmo quando estiver cadastrando com atraso.
Quando entra um irmão
Vincule o novo jovem à mesma família do irmão, em vez de criar uma família nova. É o que faz o desconto para irmãos ser aplicado — a regra olha o tamanho da família, e duas famílias separadas com um filho cada não são a mesma coisa que uma família com dois.
Quando entra um adulto voluntário
Escotista e dirigente também são associados, e podem ser cobrados. Cadastre em Membros com o tipo adulto voluntário — o tipo pode mudar o valor, se o grupo tiver regra de isenção ou desconto para quem serve.
Adulto voluntário costuma pagar por si mesmo: nesse caso pode ficar sem família vinculada, e a cobrança sai individual.
Quando alguém sai
Desative o membro em Membros — não exclua. Desativar interrompe a cobrança dali para a frente e preserva o histórico: as cobranças passadas continuam existindo, pagas ou não, e o grupo continua conseguindo explicar o próprio caixa.
Desative antes de gerar o ciclo do mês. Depois de gerada, a cobrança já existe: você teria de cancelá-la uma a uma, com motivo. E se ela já virou pedido, ainda há o cancelamento do pedido para resolver.
Quando a família muda de configuração
- Trocou quem paga — edite a família e ajuste o responsável financeiro. As cobranças já emitidas continuam com o destinatário antigo; a mudança vale para as próximas.
- Passou a ser bolsista integral — a família pode ser marcada como “sem cobrança”, e para de gerar cobrança sem que ninguém precise ser desativado.
- São dois responsáveis que dividem — a família aceita um segundo responsável, e você escolhe se a cobrança vai para o primeiro, para o segundo, ou é uma só que qualquer um dos dois pode quitar. Ver Famílias.