Trilha do tesoureiro
Esta parte do manual é para quem cuida do dinheiro do grupo — tesoureiro, diretor financeiro, ou quem acumula a função. Ela não repete o Passo a passo, que ensina cada tarefa isolada: aqui a pergunta é outra — o que se espera de você, e em que ritmo.
Se você acabou de assumir a função, comece por Primeiros passos para entender como o grupo está configurado. Esta trilha assume que o plugin já está de pé.
O que está sob sua responsabilidade
O plugin cuida da mecânica; as decisões continuam sendo do grupo. O que costuma caber a quem cuida do financeiro:
- Manter o cadastro fiel à realidade. Cobrança só nasce para quem está ativo. Jovem que saiu e continua ativo no sistema gera cobrança indevida; jovem que entrou e não foi cadastrado não gera cobrança nenhuma — e ninguém percebe, porque não há erro na tela.
- Gerar as cobranças do período e garantir que elas viraram pedido, que é o que cria o link de pagamento.
- Acompanhar quem pagou e quem não pagou, e agir sobre o atraso enquanto ele é pequeno.
- Dar baixa no que foi pago fora do sistema — o Pix na conta do grupo, o dinheiro entregue na reunião.
- Levar números para a diretoria: quanto entrou, quanto falta entrar, quem está em atraso e há quanto tempo.
O ritmo
| Quando | O que fazer |
|---|---|
| No começo do ciclo (ano, semestre) | conferir plano, valores e regras — ver Antes de cada ciclo |
| Todo mês | gerar, enviar, acompanhar e dar baixa — ver A rotina do mês |
| Quando alguém entra ou sai | ajustar o cadastro antes da próxima geração — ver Entradas e saídas |
O erro mais caro é o silencioso. Cobrança que não foi gerada, e-mail que não saiu, associado que saiu do grupo e continua sendo cobrado — nenhum desses aparece como erro na tela. Aparecem como um número que não fecha, três meses depois. Por isso a rotina do mês tem passos de conferência que parecem redundantes e não são.
Onde olhar quando algo não bate
- “Quanto entrou este mês?” → Recebimentos
- “Quem está devendo, e há quanto tempo?” → Inadimplência
- “O aviso chegou para as famílias?” → Entregabilidade
- “Por que esta cobrança saiu neste valor?” → o detalhe da cobrança, aba Snapshot de regras, em Cobranças
- “Está tudo funcionando?” → Diagnóstico
- “Isto é uma situação fora do comum, e a ordem dos passos importa?” → Casos Especiais