A rotina do mês

O mesmo roteiro, todo mês, na mesma ordem. A ordem importa: cada passo depende do anterior ter dado certo.

1. Conferir o cadastro

Antes de gerar qualquer coisa, confira quem entrou e quem saiu desde o mês passado — ver Entradas e saídas. Cobrança nasce a partir do cadastro: o que estiver errado aqui vira erro multiplicado por todo mundo.

2. Gerar o ciclo

Em Ciclos de cobrança, escolha o plano, dê um nome ao período (por exemplo, “Março/2026”) e a data de vencimento. A pré-visualização mostra quantos serão cobrados antes de você confirmar — confira esse número contra o que você espera. Se vierem 40 quando o grupo tem 45 jovens, alguma coisa está errada no cadastro, e é agora que dá para descobrir.

O passo a passo detalhado está em Configurar um plano de cobrança.

Se o grupo cobra online, cada cobrança precisa virar um pedido — é o pedido que carrega o link de pagamento. Em Cobranças, selecione as cobranças do ciclo e use Gerar pedido agora.

Cobrança sem pedido não recebe lembrete: o sistema segura o e-mail de propósito, porque não faria sentido pedir que alguém pague sem oferecer como. Você recebe um aviso por e-mail quando isso acontece, e a Entregabilidade marca essas cobranças como “pedido não gerado”. Não deixe passar: a família não foi avisada.

Enquanto o pedido não existe, o portal do responsável mostra, no lugar do link de pagamento, a orientação “Procure a diretoria do grupo para resolver esta cobrança” — é assim que a família sabe que precisa falar com vocês em vez de achar que o sistema travou. O termo “diretoria do grupo” é um rótulo: se o seu grupo usa outro nome (por exemplo, “coordenação” ou “tesouraria”), troque em Rótulos.

Pedido gerado não é o mesmo que responsável avisado. Escolha o caminho pelo canal que a família usa:

  • Copiar link de pagamento — no detalhe da cobrança, copia o link direto para a área de transferência. É o mais rápido quando o pedido chega por WhatsApp ou é feito na hora, pessoalmente na reunião.
  • Reenviar lembrete — ação em lote em Cobranças: dispara de novo o e-mail de cobrança, com o botão de pagamento. Serve quando o responsável perdeu o e-mail original ou pediu para reenviar.
  • Portal do responsável — a família pede o próprio acesso, sem depender de vocês. Bom padrão para quem prefere resolver sozinho, mas exige que o responsável saiba que o portal existe.

4. Conferir que os avisos saíram

Um ou dois dias depois, abra Entregabilidade e olhe as cinco colunas. “Enviado” é o que se espera. “Sem destinatário” quer dizer cadastro incompleto — alguém sem e-mail. “Falhou” é problema de envio do site, e o Diagnóstico ajuda a achar.

5. Dar baixa no que entrou por fora

Pix na conta do grupo, dinheiro entregue na reunião, transferência: nada disso o sistema enxerga sozinho. Em Cobranças, use Confirmar pagamento com a data real do pagamento — não a data em que você está registrando.

Anexe o comprovante. O campo existe para isso, e é o que permite a qualquer pessoa da diretoria, no ano que vem, entender por que aquela cobrança está paga sem ter passado pelo gateway. Se não tiver o comprovante em mãos, marque a opção que diz isso — a escolha fica registrada no histórico, e é melhor um registro honesto do que um silêncio.

Assim que a cobrança fica paga, o responsável passa a ver o link Baixar recibo dela no portal — e, no fim do ano, a declaração anual com tudo que pagou. Você também pode emitir os dois direto daqui: recibo no detalhe da cobrança, declaração em Famílias. São documentos informais, sem valor fiscal; não substituem nota fiscal.

Marcar o pedido como Concluído ou Processando direto no WooCommerce agora dá baixa sozinho na cobrança correspondente — não é mais preciso vir até aqui confirmar de novo. Isso vale a partir da atualização de agosto/2026 e não vale para trás: pedido que já tinha sido concluído manualmente no WooCommerce antes dessa atualização continua com a cobrança Pendente, porque o sistema não reprocessa mudanças antigas. Encontrou um pedido assim — pago no WooCommerce, mas a cobrança ainda Pendente aqui? Dê baixa manual, com Confirmar pagamento, do jeito de sempre.

Cobrança que fechou em R$ 0,00 — por isenção, desconto ou ajuste — nunca aparece nos passos 3 a 6: ela vira Sem valor a pagar, não pede link de pagamento, não entra em lembrete nem em atraso. A família recebe um e-mail avisando o motivo, uma única vez, e você não precisa fazer nada com ela — só volta a aparecer aqui se deixar de ser zerada num ciclo futuro.

6. Olhar o atraso enquanto ele é pequeno

Em Inadimplência, veja quem está devendo e há quanto tempo. As faixas de atraso existem para priorizar: quem está há 10 dias resolve com um lembrete; quem está há 90 costuma exigir conversa.

Reenviar o aviso de uma cobrança específica é uma ação de lote em Cobranças — Reenviar lembrete.

7. Fechar o mês

Recebimentos mostra tudo que entrou (e o que foi estornado) no período, com o valor cobrado ao lado do valor recebido. É o número que vai para a diretoria, e dá para exportar em CSV.

A tabela de totais por ramo, em Composição, foi feita pensando em ata de reunião: ela isola quantos associados cada ramo tem, com entradas e saídas do período.